Thuiswerkvergoeding voor mijn werknemers?

In dit artikel
– De thuiswerkvergoeding in 2024
– Indexatie jaarlijkse reiskosten- en thuiswerkvergoeding
– Thuiswerkplek inrichten
– Vergoeding internet- en telefoonabonnement

Thuiswerken, werken op afstand, telewerken of hybride werken: werken vanuit huis in plaats van op kantoor kent verschillende benamingen. Sinds de coronacrisis is het aantal mensen dat thuiswerkt flink toegenomen; van gemiddeld 2,6 uur per week in 2019 naar bijna 7 uur per week medio 2023 (zie onderzoek TNO). Thuiswerkers hebben meer autonomie en meer flexibiliteit om hun uren in te delen.

Voor werkenden die werk en zorg willen combineren, biedt werken op afstand extra voordelen. Zij kunnen hierdoor vaker een passende baan vinden en door hybride te werken kunnen ze vaak meer uren werken.

Thuiswerken heeft ook nadelen. Sommige werknemers kunnen werk en privé bijvoorbeeld niet goed gescheiden houden of hebben te maken met eenzijdig computerwerk. Tijdens de coronacrisis bleek dat thuiswerkers vaak meer uren maken, meer uren buiten werktijd draaien en meer druk ervaren om buiten werktijd bereikbaar te zijn.

De thuiswerkvergoeding in 2024

Als een werknemer thuiswerkt maakt hij andere kosten dan als hij op kantoor zou werken. Het Nibud heeft de kosten die een werknemer maakt op een rijtje gezet. Hierbij is gekeken naar dagelijkse kosten zoals elektriciteit- en waterverbruik, verwarming en koffie en thee.

Als werkgever kan je bepaalde werkkosten belastingvrij vergoeden vanuit de werkkostenregeling (wkr). Dat geldt bijvoorbeeld voor het kopen van een laptop, bureau of bureaustoel. De thuiswerkvergoeding hoort daar sinds 2022 ook bij. De hoogte van de onbelaste thuiswerkvergoeding ligt in 2024 op € 2,35 per thuiswerkdag. Je hoeft over dit bedrag dus geen loonheffing te betalen. Een thuiswerkvergoeding mag ook hoger zijn dan het wettelijke bedrag. Over het deel hoger dan € 2,35 betaal je wel belasting.

Indexatie jaarlijkse reiskosten- en thuiswerkvergoeding

De thuiswerkvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd. Je bent niet verplicht om deze indexatie te volgen. Sterker nog, je bent zelfs helemaal niet verplicht om je werknemers een thuiswerkvergoeding uit te betalen. Daarnaast kan je er voor kiezen om een lagere vergoeding dan de richtlijn van € 2,35 uit te betalen. Je kunt alleen een thuiswerkvergoeding of een reiskostenvergoeding betalen of er voor kiezen om helemaal geen vergoeding uit te betalen.

Kies je er voor om meer dan de maximale belastingvrije bedragen te vergoeden? Houd dan rekening met belasting en sociale premies over het extra bedrag.

Thuiswerkplek inrichten

De hele thuiswerkdag doorbrengen aan de keukentafel is voor niemand een goed idee. Geef werknemers die thuiswerken daarom de mogelijkheid om digitale middelen zoals een laptop of een goede bureaustoel aan te schaffen.

Voor de thuiswerkplek gelden binnen de werkkostenregeling voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen gerichte vrijstellingen. Dat zijn:

1. Arbovoorzieningen
2. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden? Dan komt dit ten koste van de vrije ruimte als je deze aanwijst als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte wordt overschreden, ben je als werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd.

 Voorbeeld: Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur

Alle werknemers ontvangen een vergoeding van 500 euro voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling? Zonder factuur komt de vergoeding van 500 euro ten laste van de vrije ruimte.

De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of is voldaan aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

Vergoeding internet- en telefoonabonnement

Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden?

Internetaansluiting

Als een werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting nodig heeft, mag de werkgever deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling.

Let op: dit geldt ook als je slechts een deel van de internetkosten vergoedt. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen bij een deeltijdmedewerker. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.

Abonnementskosten

Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voorbeeld: Internet in 3-in-1-pakket

Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

Bepaal welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeer je bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.

Als de werkgever de rest ook vergoedt, is dat deel belast loon. Je mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

Sigma denkt met je mee

Heb je vragen over de thuiswerkvergoeding, het vergoeden van internetkosten of inrichting van de thuiswerkplek? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee!